De pronto, algumas empresas sentiram um impacto econômico, negativo ou positivo.

Veja um cliente meu:

[14:53, 18/03/2020] Cliente: Boa tarde Renan
[14:54, 18/03/2020] Cliente: tudo bem?
[14:55, 18/03/2020] Cliente: Estamos trabalhando com os funcionarios em home office, e gostamos da ideia, gostaria de saber se tem como nos resguardarmos juridicamente, com relação aos nossos dados e aos dados do clientes, podemos fazer algum contrato com nossos colaboradores?
[15:14, 18/03/2020] Renan Farah: gostaram da ideia do home office? rs
[15:14, 18/03/2020] Renan Farah: bom, a questão do sigilo de dados vc ja deve ter algo ne?
[15:14, 18/03/2020] Cliente: Rendeu bem, é diminui meu custo fixo em 13%

Visionário. Trabalha com software, sistemas para empresas. Aquele nerd que deu certo. Sou fã dele! Essa reação positiva foi sentida logo na primeira semana.

Algumas empresas funcionam 100% de forma remota desde sua abertura. Como funcionam?

Os funcionários são conhecidos como Nômades, porque não têm um local certo nem para morar, nem para trabalhar. Esse conceito de trabalho remoto rompe barreiras territoriais incríveis.

Eu sigo e acompanho um grande advogado, mestre em Direito Constitucional, Rodrigo Padilha, que deixou seu escritório no Rio de Janeiro funcionando à distância e foi morar com sua família nos EUA. E já faz tempo! Outro visionário.

Será que sua presença na sua empresa ou escritório é tão importante que não possibilite trabalhar de forma mais estratégica, de forma remota? Olha que vantagem esse advogado obteve. Talvez morar em Portugal, depois que a quarentena passar? Ou quem sabe trabalhar 3 dias na semana e passar 4 na praia, atuando de forma remota? Os benefícios são incalculáveis. Mas vamos tentar traçar alguns deles.

Outros benefícios do home office:
1 – Flexibilidade de horário;
2 – Empresas podem ter até 30% de economia, pois não têm despesas com escritório, locação, energia, internet, telefone, limpeza, entre outras. E parte dessa economia pode ser direcionada ao funcionário para melhorar sua qualidade de vida;
3 – As informações de conversas, grupos, ficam sempre armazenadas, possibilitando consulta posterior para remontar uma história, traçar os perfis dos colaboradores, e também para oferecer um “update”, um “follow up” daquele funcionário ausente de determinada reunião.
4 – Também não haverá tribos, um grupinho que detém informações e se sobrepõe a outros. Tudo é compartilhado para a empresa inteira, que pode estar espalhada no Brasil inteiro.

A empresa BeerOrCoffee, que desde sua fundação trabalha com os ditos nômades, traçou suas características e ensinou algumas das ações destas empresas que trabalham de forma remota:

1 – “Retreat” anual (retiro) – trabalhadores do país inteiro se encontram em um evento de 4 dias. Participam de gincanas, dinâmicas, interações, atividades físicas e mentais;

2 – Snack time (hora do lanche) – todos pedem uma refeição através de app de comida juntos, como o ifood ou UBER EATS, comem e se veem através de um app de videoconferência, como o zoom;

3 – Processo onboarding (“embarcando”) – um documento, com caráter de winkpédia/ou cartilha para os novos colaboradores. Nesse documento/dossiê deve haver informações completas do negócio da empresa, afinal, o funcionário novo deve saber exatamente o que a empresa vende. Também deve contar a história da empresa, a biografia dos principais “personagens” que a compõe (presidente, CEO, diretores), entre outras informações.
É importante que haja o devido detalhamento de como são feitos os processos de acompanhamento dos produtos, serviços e dos próprios funcionários. Conhecimento da política de compliance.
Em suma deve haver de forma muito clara qual é a essência da empresa, seus valores, sua missão.

4 – Trello.
Essse aplicativo serve para programar atividades, dar baixa nas que já foram feitas, dar prioridade, separar por setores, pode-se usar de forma compartilhada com funcionários, estagiários, chefes, etc.

5 – Rituais:
No sentido de criação de hábitos. Para todo hábito é necessário que haja constância.
Este hábito vai criar a cultura corporativa da empresa. Para que todos estejam na mesma vibração.
Por falar em vibração, empresas grandes de trabalho remoto têm um profissional, em regra um psicólogo ou um coach encarregado das questões emocionais dos funcionários, sua saúde mental.
Sempre vão existir rituais sazonais: carnaval, natal, páscoa, São João, entre outros. E também haverão rituais extras, que ocorreram através de aplicativos como o zoom.
Os extras são:
“Donuts” – com a frequência de cada 15 dias, a regra é que não se pode falar sobre trabalho!
Happy nômade hour – objetiva a interação social. Ocorre todos os dias, por 40 minutos;
Happy hour do conhecimento – uma hora, semanal, pauta aberta, conhecimentos compartilhados não são restritos à empresa;
Call de OKR “objetivos resultado chave” uma reunião semanal de duração de uma hora e meia, que serve para trazer indicadores da empresa. Isso traz a noção de que a cultura da empresa é voltada a resultados, e não a locais ou horários.
OKR DAY – Esta reunião já será segmentada para pessoas de uma determinada área, para entender como esse setor ou região reflete sobre os seus resultados em comparação a outras áreas.
Meditação remota – semanal, via zoom, meditação remota guiada.

Mas quais são realmente as ferramentas essenciais? Especialistas dizem para que se ESCOLHA SOMENTE DUAS, depois ir aumentando gradativamente, implementando as outras.

De forma mais acessível, mais comum a todos os brasileiros, implemente imediatamente o uso de:

WhatsApp Business, que seja utilizado exclusivamente para o trabalho, sem NENHUMA mensagem de cunho particular.

Google agenda, onde todos podem ver as reuniões agendadas, saber quando determinada pessoa participará de alguma reunião, pode ser compartilhada com determinados grupos, alerta sobre o início, computa tempo de deslocamento, entre outras importantes funcionalidades.

Google drive – não existem armários ou gavetas nesse mundo de trabalho remoto. Então tudo deve ser armazenado de alguma forma. Google Drive é uma ótima opção. Mas não a única! Existe também o Dropbox, e outras. Escolha a que melhor lhe convir.

CONTEXTUALIZANDO NOS DIAS DE HOJE
Empresas que já eram remotas antes do COVID 19 “se deram bem” agora, pelo motivo de que tudo já estava planejado para funcionar dessa forma.
Após a quarentena é capaz que muitas empresas percebam a vantagem econômica de se trabalhar de forma remota e não queiram mais voltar ao ambiente físico.

Já fez essa reflexão?

Por fim, cabível a famosa citação de Charles Darwin:

“Não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas o que melhor se adapta às mudanças”.


Bibliografia:

1 – BeerOrCoffee e 12 min Originals, Trabalho Remoto em Tempos de Crise, disponível no aplicativo “12 min”, www.12min.com.

2 – PADRILHA, Rodrigo, MAVERICK, curso online sobre empreendedorismo jurídico, disponível em www.rodrigopadilha.com.br.